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Come importare le fatture elettroniche XML in Excel

Ogni fattura elettronica è un file XML a sé, con i dati annidati su più livelli. Per controllare un mese di acquisti, preparare lo scadenzario o riconciliare l'IVA serve invece una tabella. Qui trovi i modi per convertire i file XML in un foglio Excel e i punti in cui è facile sbagliare.

Perché non basta aprire il file con Excel

Excel sa aprire un file XML, ma una fattura non è una tabella: la testata compare una volta, le righe di dettaglio si ripetono, il riepilogo IVA ha una riga per aliquota e i pagamenti una riga per rata. Aprendo il file direttamente questi blocchi vengono appiattiti in un unico foglio, con i dati di testata duplicati su ogni riga e colonne diverse da fattura a fattura. Con decine di file il risultato non è utilizzabile.

La soluzione è separare i livelli in fogli distinti e ripetere su ogni riga gli estremi della fattura (numero, data, fornitore), così ogni foglio si può filtrare e riassumere da solo.

Da dove arrivano i dati

Questi sono i campi del tracciato che di solito servono in Excel.

Tre modi per farlo

1. Uno strumento che legge il tracciato

LeggiFatture fa questo lavoro nel browser: trascini i file XML, i file firmati .xml.p7m o uno ZIP e scarichi un file Excel con quattro fogli (fatture, righe, riepilogo IVA, scadenze). I file non vengono caricati su un server. È la strada più rapida quando i file sono tanti o arrivano in formati misti.

2. Power Query di Excel

Dalla scheda Dati di Excel si possono importare tutti i file di una cartella e trasformarli con Power Query. Funziona e, una volta costruita, la trasformazione si aggiorna con un clic. I limiti: va costruita e mantenuta da chi conosce lo strumento, i blocchi facoltativi del tracciato (ritenuta, cassa, sconti, più rate) richiedono passaggi dedicati e i file .p7m non si leggono senza prima estrarre l'XML.

3. L'esportazione del gestionale

Se le fatture sono già nel gestionale, la sua esportazione è la fonte più comoda. Conviene verificare che esporti anche le righe di dettaglio e non solo le testate, e che riporti un identificativo della fattura su ogni riga.

Gli errori più comuni

• Partite IVA e codici fiscali come numeri. Se Excel li tratta come numeri perde gli zeri iniziali. Vanno importati come testo.
• Note di credito sommate alle fatture. Nel file gli importi di una nota di credito (tipo TD04) sono positivi. Per un totale corretto serve una colonna con il segno invertito.
• Totale del documento mancante. ImportoTotaleDocumento è facoltativo: quando manca, il totale va ricavato dal riepilogo IVA.
• Totale diverso dall'importo da pagare. Con ritenuta d'acconto o scissione dei pagamenti la somma delle rate è più bassa del totale del documento. Sono due colonne diverse.
• Fatture doppie. La stessa fattura può essere presente come .xml e come .xml.p7m. Prima di sommare vanno tolti i doppioni.
• Più documenti nello stesso file. Un file può contenere più corpi fattura (un lotto): ognuno è un documento distinto.
• Sconti di riga. Il prezzo unitario è al lordo degli sconti: per i controlli va usato PrezzoTotale.